Logo
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Instrukser for komiteer og utvalg

På denne siden finner du instruksene for Oslo Tannlegeforenings komiteer og utvalg.

 

Instruks for fagnemnda

§ 1    Fagnemndas medlemmer
Fagnemnda består av fire medlemmer, hvorav en leder.

Fagnemnda består av fire medlemmer, hvorav en leder. Etter innstilling fra valgkomiteen velges: 
    1.To medlemmer for 2 år 
    2. Leder, for ett år, blant de fire medlemmene

Dersom et medlem av fagnemnda i OTF må trekke seg midt i valgperioden, skal OTFs styre bestemme om nytt medlem er nødvendig for restperioden. Finner styret dette nødvendig, skal nytt medlem velges på neste medlemsmøte etter innstilling fra valgkomiteen. (Fra § 11 i OTFs vedtekter)

§ 2    Fagnemndas oppgaver
Fagnemnda har ansvar for å gjennomføre faglige medlemsmøter og faglige kurs i OTFs regi, planlegge og koordinere OTFs faglige virksomhet, være rådgivende utvalg for styret når det gjelder faglig virksomhet, og bistå med faglige arrangementer.

Årlig møtekalender for medlemsmøtene utarbeides i samarbeidet med OTFs styre og skal være klar innen 1.oktober.
Fagnemnda skal utarbeide forslag og opplegg til de forskjellige arrangementene, og skal i løpet av året tilstrebe faglig bredde på medlemsmøtene.
Foredragsholder og tema skal forelegges OTFs styre for godkjenning før avtale inngås.
Fagnemnda utarbeider i tillegg et budsjett som skal godkjennes av OTFs styre. Budsjettet skal inneholde estimater for honorar-, reise- og opphold for kommende foredragsholdere, vurdering av bevertning etter fagmøtene, og oversikt over planlagt reiseaktivitet for medlemmer av fagnemnda.
Foredragsholdere, program og budsjett skal til enhver tid være klarert med OTFs styre for de 4 påfølgende møter. Det skal tidligst mulig utarbeides en presentasjon av foredragsholder(e) og emne for framtidige møter.
Et av nemndas medlemmer skal lede den faglige del av medlemsmøtene, introdusere foredragsholdere og være diskusjonsleder. Fagnemnda tar seg av det praktiske som for eksempel reise og opphold for foredragsholdere.
Fagnemnda kan oppnevne et eller flere medlemmer som medarbeidere i de enkelte arrangementer, eventuelt samarbeide med Arrangementskomiteen.
Datoer for planlagte møter i Fagnemnda meldes OTFs sekretariat.
Bevertning og reiseaktivitet følger de generelle retningslinjer vedtatt av OTFs styre.

§ 3    Fagnemndas forhold til OTFs styre
Leder i fagnemnda har møterett i OTFs styre, men ikke stemmerett. Lederen eller ved gyldig forfall et av medlemmene, plikter på vegne av Fagnemnda å legge frem det faglige programmet for OTFs styre til godkjenning og innpassing i møtevirksomheten.

§ 4    Bekjentgjørelse og invitasjon i OTF nytt og på
www.oslotann.no.
Redaksjonene bruker fagnemndas beskrivelser av kommende møter som grunnlag for å utarbeide OTF styrets invitasjon til medlemmene på de respektive publikasjonenes forside.

§ 5    Rapportering
Følgende rapporter forventes sendt på e-post til OTS’ sekretariat så snart de er utarbeidet: 
    - Beskrivelse (CV + vurdering) av personer / institusjoner som er diskutert som aktuelle foredragsholdere. 
    - Reiserapporter

Fagnemnda har egen Intranettside på www.oslotann.no. Nemnda fører for øvrig protokoll over sin virksomhet og avgir årsmelding til OTFs styre.


Instruks for ansvarlig redaktør og redaksjonen i OTF-Nytt

1.
    Styret i OTF oppnevner redaksjonens fire OTF-medlemmer, blant dem ansvarlig redaktør. 
2.    Ansvarlig redaktør er i samarbeidet med medredaktørene ansvarlig overfor OTF's styre for OTF Nytts innhold og redigering. Redaktøren er pliktig til å holde god kontakt med foreningens ledelse og de forskjellige grupperinger av tillitsvalgte. 
3.    Redaksjonen stilles for øvrig fritt i arbeidet med bladets profilering, stoffvalg og annonsevolum, men skal ha foreningens formål og medlemsbladets oppgaver for øye - og ta hensyn til de retningslinjer som er utarbeidet i "Reminder for redaktøren  /redaksjonen i OTF-nytt". 
4.    Redaksjonen skal fremme en saklig og fri informasjons- og opinionsformidling og etterstrebe en journalistikk som gjør det klart for leserne hva som er informasjon og fakta, og hva som er egne meninger og vurderinger. 
5.    Alle innlegg i OTF Nytt skal signeres. 
6.    Lederen i OTF- eller den som blir bemyndiget - skal ha adgang til å se innholdet i bladet før det - uten forsinkelser av den grunn - går i trykken, og må ha mulighet til kort replikk i samme utgave som svar på spørsmål eller for å rette opp feiltolkninger om nødvendig. 
7.    Dersom redaktøren/redaksjonen avviser innsendt stoff, kan avgjørelsen innankes for styret i OTF. 
8.    Redaksjonell bearbeidelse/forkortning av artikler/innlegg må godkjennes av forfatteren. 
9.    Styret i OTF utarbeider budsjett for OTF nytt i samråd med ansvarlig redaktør. Redaksjonen må sørge for at budsjettet overholdes. Eventuelle avvik fra budsjettet må avklares med styret. 
10.  Redaksjonen kan knytte til seg profesjonell hjelp innenfor de økonomiske rammer som er vedtatt.

Godkjent i OTFs styremøte 16.01.2007.


Reminder for redaktøren og redaksjonen i OTF-Nytt

  1. Møteinnkalling
  2. Innholdsfortegnelse
  3. Redaktørens navn
  4. Tid og tema for neste medlemsmøte
  5. Styrepålagte informasjon
  6. Referat fra medlemsmøter
  7. Informasjon fra møter i utvalg, nemnder og komiteer i OTF, herunder
    c. Valgte OTF-representanter til NTFs representantskap
    d. Innstillinger fra valgkomiteen
    Innstilling om valg av fagnemnd på møtet der OTF-representantene til NTFs representantskap velges.
  8. Innsendte innlegg fra medlemmer, organisasjoner og etater
  9. Bestilte innlegg, f.eks. i samband med spesielle temaer
  10. Faste spalter, f.eks. lederen, redaktøren, info-sekretæren
  11. Omtale og referat fra generalforsamlingen
  12. Innbydelse og referat fra OTF skidag (Skifestivalen)
  13. Referat fra jubileer og andre festlige tilstelninger
  14. Minneord om avdøde æresmedlemmer og andre fortjente personer
  15. Oppslagstavle
  16. Lederens nyttårshilsen
  17. Lederes avskjedsord
  18. Annonser

Godkjent i OTFs styremøte 08.01.2002.  Revidert


Instruks for OTFs utvalg for praksistaksering

Utvalgets oppgave er, etter ønske, å bistå OTFs medlemmer eller deres etterlatte med verdiansettelse av tannlegepraksis ved overdragelse.

Utvalget består av 4 medlemmer som velges av generalforsamlingen. Ett av medlemmene er på valg hvert år. Utvalget konstituerer seg selv. Utvalgets verdivurdering av den enkelte tannlegepraksis foretas av minst 2 av utvalgets medlemmer og sendes skriftlig til kontorleder i OTF.

Utvalget kan, dersom de finner dette påkrevet, innhente uttalelse eller prisvurdering av praksisens tekniske utstyr hos et dentaldepot.

Honorar for oppdraget belastes oppdragsgiver av OTF. Honorarets størrelse fastsettes av OTFs styre.

Fra 2011 gjelder følgende priser:
Verdivurdering av praksis for medlemmer av OTF kr. 6500,- eksl. mva
Verdivurdering av praksis for ikke-medlemmer kr. 8000,- eksl. mva

OTF honorerer leder av utvalg for praksistaksering årlig med kr. 2000,-. De øvrige medlemmer av utvalget honoreres årlig med kr. 1000,-. Det ytes godtgjørelse for bilkjøring i forbindelse med taksering. Statens satser for kilometergodtgjørelse legges til grunn. I forbindelse med påfølgende møtevirksomhet tilbakebetales utgifter til enkel servering. Krav om godtgjørelse for eventuell bilkjøring og servering sendes kontorleder i OTF fortløpende og senest før utgangen av hvert kalenderår.

Årsberetning sendes styret i OTF.

Instruks, vedtatt på OTFs generalforsamling 30.11.2004. Revidert


Instruks for museumskomiteen

1.     Museumskomiteen består av 4 medlemmer som godkjennes av OTFs styre for to år av gangen. Komiteen velger selv sin leder. 
2.     Komiteen har oppsyn med Tannlegeutstillingen og fungerer som et bindeledd mellom OTF og Norsk Folkemuseum. Alle endringer av utstillingen må godkjennes av Folkemuseet. Museumskomiteen holder styret i OTF orientert om sitt arbeid. 
3.    Komiteen skal organisere en vaktordning, slik at Tannlegeutstillingen kan være åpent for publikum hver søndag i perioden 15. mai–15. september og under julemarkedet i desember. 
4.     Komiteen skal arrangeres en sammenkomst for vaktene én til to ganger per år i samarbeid med OTFs styre og Folkemuseet. Utgifter til en enkel bevertning dekkes av OTF etter avtale. 
5.     OTF bevilger et årlig beløp til dekning av enkelt vedlikehold. Ved behov for nyanskaffelser kan komiteen søke OTF om ekstra tilskudd.

Godkjent på styremøte 30.11.2010


Instruks for økonomiutvalget i OTF
(Vedtatt på generalforsamlingen 23.5.95 og revidert på OTFs generalforsamling 2.12.97, godkjent i OTFs styremøte 08.01.2002.)

1.    Styret i OTF oppnevner et økonomiutvalg som skal bistå styret med råd og forslag i økonomiske spørsmål. Slike spørsmål kan legges fram for utvalget av OTFs styre, men utvalget kan også ta eget initiativ til råd og forslag.
2.     Den til enhver tid fungerende leder i OTF er selvskreven som medlem av utvalget som i tillegg har to styreoppnevnte medlemmer. Disse to har en funksjonstid på to år, men kan gjenoppnevnes for to nye år. For å sikre kontinuitet bør de to styreoppnevnte medlemmene ikke tre ut samtidig.
3.     OTFs kapital skal plasseres etter følgende retningslinjer: 
        A. I norske banker. 
        B. I norske statsobligasjoner eller andre obligasjoner som er garantert av den norske stat, kommune eller fylkeskommune. 
        C. I andre verdipapirer som etter sin art og dens sikkerhet de byr, kan stilles i klasse med ovennevnte. 
        D. En begrenset del (max 30%) kan etter nøyere utredning plasseres i obligasjoner/verdipapirer/børsnoterte grunnfondsbevis utstedt av større, spesielt solide norske bedrifter og kredittinstitusjoner med en tilsvarende sikkerhet i forhold til løpetid. 
        E. I egen fast eiendom. 
        F. Det kan ikke investeres i enkeltaksjer. Maksimalt 40% av totalporteføljen kan plasseres i aksjefond. En kan investere i aksjefond som blir forvaltet av norske selskap og som omfatter norske og utenlandske aksjer. Eventuelle andeler i kombinasjonsfond går inn i rammen for aksjefond. 
        G. Maksimal investering etter punkt D og punkt F skal sammenlagt ikke overstige 45% av totalporteføljen.
4.     Godkjennelse fra OTFs styre eller fra den som styret gir fullmakt, må foreligge før plassering av kapital foretas.

Godkjent i styremøte 16.01.2007.

Nr. 1 c – Huskeliste for valgkomiteen i OTF
Se OTF' vedtekter, § 6 Administrasjon, og § 11 Valg.

Alle valg på tillitsvalgte i OTF foregår på Generalforsamlingen i november.
Valg av representanter til representantskapet foregår på OTF’s medlemsmøte i tilknytning til generalforsamlingen.

Bekjentgjøring av hvilke verv som er på valg skal gjøres i så god tid på forhånd at valgkomiteens innstilling skal være medlemmene i hende minst 14 dager før valget. Dvs at bekjentgjøring av hvilke valg som er på verv skal stå i OTF-nytt nr 6.

Alle medlemmer som innehar verv som er på valg, skal forespørres om de ønsker å fortsette i sine verv. Dette er trolig ikke aktuelt for de vervene som har valgperioder på 4-5 år.

Det er viktig å velge personer med interesse for OTF og NTF. Tidligere delaktighet i vår forenings arbeid er en fordel. Det bør tilstrebes fordeling mellom kjønn og ervervsgruppene.

Alle foreslåtte og innstilte kandidater må være forespurt.
Dersom en kandidat ønsker gjenvalg, men ikke blir innstilt av valgkomiteen, skal dette bekjentgjøres for vedkommende før valgkomiteens innstilling bekjentgjøres. Valgkomiteens innstillinger kommer i OTF nytt nr 7 sammen med innkalling til generalforsamling.

Selve valget:
De innstilte kandidatene bør anmodes om å stille på generalforsamlingen
Tellekorps: Leder og tre medlemmer. Oppnevens av valgkomiteen. Godkjennes av generalforsamlingen
Husk stemmesedler og valgurner.
Valget ledes av valgkomiteens leder eller stedfortreder (annet medlem av valgkomiteen), bortsett fra valget på valgkomité som ledes av OTFs leder.
Det er anledning til å komme med benkeforslag på alle verv.

Alle verv velges separat:
Valgkomiteens innstilling skal fremkomme skriftlig under selve generalforsamlingen. Det samme gjelder evt andre innkomne forslag og benkeforslag. Forslagstillers navn skal fremgå.
Alle foreslåtte kandidater skal presenteres med navn, ervervsgruppe og andre relevante opplysninger - kandidatens tidligere verv og engasjement for OTF/NTF.
Kandidatene blir bedt om å reise seg under presentasjonen.
Alle valg kan foregå ved akklamasjon dersom det kun er en kandidat til vervet. Hvis noen ber om det, eller det er flere kandidater til et verv, skal det foregå skriftlig.

Det skal velges:
Styret:
Styret består av leder, nestleder, fem styremedlemmer og ett varamedlem.
Alle medlemmene velges for et år.
Minst tre av styrets medlemmer skal være privatpraktiserende.
Tre av styremedlemmene er representanter fra de offentlige virksomhetenes UTV (Oslo, Akershus og UiO) og oppnevnes av disse.
Dersom det lokalt ikke er oppnevnt en UTV representant, tillegges denne oppgaven valgkomiteen.
Ett av styremedlemmene kan oppnevnes som næringspolitisk kontaktperson.

Fagnemnden:
Nemnden består av fire medlemmer. Funksjonstid 2 år.
To medlemmer er på valg hver år.
Fagnemnden konstituerer seg selv.

Klagenemnden:
Nemnden består av fem medlemmer og to varamedlemmer. Nemnden konstituerer seg selv.
Alle medlemmene velges for 5 år og sitter deretter som varamedlem i to år.
Et medlem er på valg hvert år.

Informasjonsutvalg:
Informasjonssekretær og assisterende informasjonssekretær.
Velges for et år.

Utvalget for OTFs hederstegn "Den Gyldne Tand”
Består av tre tidligere dekorerte medlemmer og OTFs leder (selvskreven).
Utvalget velges for et år og konstituerer seg selv.
OTFs sekretariat har oppdaterte lister over dekorerte medlemmer.

Utvalget for praksistaksering:
Består av fire medlemmer. Alle medlemmene velges for 4 år. Et av medlemmene er på valg hvert år. Utvalget konstituerer seg selv.

Valgkomiteen:
Valgkomiteen består av tre medlemmer. Et medlem er på valg hvert år. Det sist utgåtte medlemmet er varamedlem i et år. Utvalget konstituerer seg selv. Offentlig og privat tannlegevirksomhet skal være representert.
Det er OTF styret som innstiller på kandidater til valgkomiteen. Dette valget ledes av OTFs leder

Valg på representanter og vararepresentanter til representantskapet:
Foregår ikke på selve generalforsamlingen, men på medlemsmøte hvor representantskapssakene behandles.
Valgkomiteen i samarbeid med styret innstiller representanter til representantskapet.
Antall representanter er styreleder og X antall i forhold til medlemstallet (13 representanter i 2008).
Se NTF’s vedtekter.

Det har vært vanlig at styremedlemmene og andre med sentrale verv / stort engasjement i OTF blir spurt om de ønsker å delta på representantskapet.
De siste årene har OTF Nytt hatt en presentasjon av kandidatene i samme nummer som valgkomiteens innstilling har kommet.
Dersom det ikke er andre forslag enn valgkomiteens, kan disse representantene velges samlet ved akklamasjon.
Ved evt. skriftlig valg, bør man på forhånd ha laget ferdig utfylte stemmesedler med valgkomiteens innstilling - selvsagt med muligheter til å gjøre endringer på denne listen. Dette sparer vesentlig mye tid under opptellingen av stemmene.
Det skal velges tre varamedlemmer. Det er det varamedlemmet som får flest stemmer som først deltar under representantskapet ved behov.

Dersom et valgt medlem av styret eller andre utvalg må trekke seg i løpet av valgperioden, er det styret i samråd med komiteen som bestemmer om det er nødvendig med et nytt medlem ut valgperioden. Finner man dette nødvendig, skal nytt medlem velges på neste medlemsmøte etter innstilling fra valgkomiteen.

Revidert styret 2009 


Instruks for arrangementskomiteen
Arrangementskomiteen i OTF består av 4 medlemmer oppnevnt av OTFs styre. Komiteen konstituerer seg selv. Medlemmenes funksjonstid er 2 år, slik at to medlemmer oppnevnes hvert år.

Arrangementskomiteen skal planlegge og gjennomføre selskapelige og sosiale sammenkomster av forskjellig karakter for OTF.

Komiteen kan oppnevne et eller flere medlemmer som medarbeidere i de enkelte arrangementer.

Komiteen står fritt når det gjelder forslag og opplegg til de forskjellige arrangementer, men de må via koordinator fra styret fremlegges til forhåndsgodkjenning enten av OTF-styret eller lederen.

Arrangementene bør være økonomisk selvbærende eller holdes innenfor den økonomiske ramme som er fastsatt.

Komiteen avgir årsmelding til styret om sin virksomhet.

Godkjent i OTFs styremøte 16.01.2007.  Navn Festkomiteen endret til Arrangementskomiteen pr. 1.1.2007


Instruks for Oslo Tannlegeforenings styresekretær 
1.     Styresekretæren har møteplikt på styremøter og kan gis tale- eller forslagsrett. 
2.     Styresekretæren har ansvaret for rett-tidig og dekkende styrereferater, referat fra fellesmøtet med OTFs representanter til NTFs representantskap og referat fra OTFs generalforsamling.
3.     På henvendelse fra lederen/styret gir styresekretæren råd og veiledning ut fra kjennskap til tidligere vedtak og praksis og til gjeldende vedtekter, regler og instrukser.
4.     Styresekretæren holder øye med at vedtekter, regler og instrukser er dekkende til enhver tid og gjør lederen oppmerksom på eventuelle behov for endringer.
5.     Ut fra en utarbeidet huskeliste over frister som iflg. vedtekter, instrukser og praksis angår styrets gjøremål, holder styresekretæren oversikt til hjelp for leder og kontorleder.
6.     Styresekretæren har i samarbeid med leder og kontorleder ansvar for innhold, annonser, redigering og layout i årboken.
7.     Styresekretæren er korrekturleser ved behov for det.
8.     Når ikke annet avtales, er styresekretæren med i komiteer/utvalg som på vegne av OTFutarbeider høringsuttalelser for behandling i styremøte.
9.     Styresekretæren bør være kjent med arkivsystemer i OTF.
10.   Styresekretæren bør være kjent med sekretariatets funksjoner, vanlige rutiner og lagre.

Godkjent i OTFs styremøte 16.01.2007.


Retningslinjer for samarbeidsutvalget mellom OTF og OTL (Oslo og omegn Tannteknikerforening)
Formål: Å holde jevnlig kontakt mellom de tillitsvalgte for tannteknikerne og tannlegene i OTFs område slik at samarbeidet kan fungere godt.
Formålet kan forsøkes oppnådd ved at OTFs kontaktperson for utvalget tar initiativet til 1-2 møter pr år. Det bør være en målsetting at det avholdes et felles kurs/møte i regi av en eller begge foreninger minst annet hvert år.
Lederen for tannteknikerne oppfordres til å skrive i OTF nytt minst en gang pr. år.

Godkjent i styremøte 16.01.2007.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Oslo Tannlegeforening